STANOWISKO

GŁÓWNEGO INSPEKOTRA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Z 5 MARCA 2014 R.

W SPRAWIE UDZIELANIA UPOWAŻNIEŃ DO PRZETWAŻANIA DANYCH OSOBOWYCH W ZAKRESIE KONTROLI PRAWIDŁOWOŚCI WYKORZYSTYWANIA ZWOLNIEŃ LEKARSKICH

Zgodnie z art. 37 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych. Administratorem danych jest podmiot, który posiada władztwo decyzyjne nad danymi osobowymi, tzn. decyduje np., w jakim celu i zakresie dane gromadzi oraz ewentualnie, komu je udostępnia. Za administratora danych uznaje się np. pracodawcę. Obowiązek administratora danych do wydania wspomnianego upoważnienia obejmuje wszystkich jego pracowników, o ile ich praca związana jest z przetwarzaniem danych osobowych (np. zbieraniem, utrwalaniem, przechowywaniem, opracowywaniem, zmienianiem, usuwaniem). Przepis ten odnosi się zarówno do osób, które przy wykonywaniu swojej pracy, w charakterze pracownika administratora danych, stale zajmuję się przetwarzaniem danych, jak i do tych, które czasowo wykonują czynności w tym zakresie. Upoważnienie powinno być wydawane nie tylko osobom, które bezpośrednio zatrudnione zostały w celu przetwarzania danych, ale również innym osobom mogącym w takim przetwarzaniu uczestniczyć, a więc np. kierownikom jednostek organizacyjnych, pracownikom działu kadr czy działu płac.

Pracodawca, jako administrator danych swoich pracowników, ma także obowiązek prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych, o której mowa w art. 39 ustawy o ochronie danych osobowych. Ewidencja ta powinna zawierać: imiona i nazwiska wszystkich osób upoważnionych przez administratora do wykorzystywania danych osobowych, daty nadania i ustania oraz zakres upoważnień do przetwarzania danych, a także identyfikatory tych osób, które dopuszczone zostały do przetwarzania danych w systemach informatycznych.

Przepisy ustawy o ochronie danych osobowych nie przewidują wyjątków w kwestii udzielania upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Dlatego upoważniony do kontroli domowej pracownik musi mieć nadane uprzednio przez pracodawcę imienne upoważnienie do dostępu do zbioru zawierającego dane osobowe pracowników w zakresie obejmującym, tzn. kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich. W tym wypadku zgoda osoby, której dane dotyczą, nie jest wymagana, bo przetwarzanie danych osobowych chorego pracownika jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (zob. art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych). Chodzi o przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich. Uprawniają one upoważnionego przez pracodawcę pracownika do przetwarzania danych osobowych pracowników będących na zwolnieniach lekarskich w ramach kontroli prawidłowości wykorzystywania przez nich zwolnień lekarskich.

(Rzeczpospolita, PiP z 11 marca 2014 r., str. D5)

STANOWISKO ZUS

Z 3 MARCA 2014 R.

W SPRAWIE KONTROLI ZWOLNIEŃ LEKARSKICH

W świetle art. 68 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 159) Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest uprawniony do kontrolowania ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, gdy za okres niezdolności do pracy objęty tymi zwolnieniami przysługuje prawo do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego określonych przepisami tej ustawy, tj. zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego. Jeżeli ZUS w wyniku kontroli stwierdzi wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy niezgodnie z jego celem, wydaje decyzję od braku prawa do zasiłku albo świadczenia rehabilitacyjnego na podstawie art. 17 powołanej ustawy.

Ustawa w art. 63 ust. 2 wprost określa, że płatnik składek ma możliwość wystąpienia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z wnioskiem w sprawie ustalenia uprawnień do zasiłku przysługującego ubezpieczonemu. Powołana ustawa nie zawiera postanowień szczególnych dotyczących możliwości występowania płatników składek do ZUS z wnioskami w sprawach innych świadczeń.

Płatnicy składek nie zostali upoważnieni do występowania do ZUS z wnioskami w sprawie ustalenia uprawnień do wynagrodzenia za czas choroby wypłacanego ze środków pracodawcy na podstawie art. 92 kodeksu pracy, a zatem także z wnioskami o podjęcie przez ZUS czynności takich, jak kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy w celu ustalenia tych uprawnień.

Szczególne postanowienia zostały przez ustawodawcę wprowadzone wyłącznie w zakresie kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich, przeprowadzanej przez lekarzy orzeczników ZUS. Zgodnie z art. 59 ust. 12 ustawy pracodawca ma możliwość wystąpienia z wnioskiem do ZUS o przeprowadzenie takiej kontroli dla celów wypłaty wynagrodzenia za czas choroby. Jednak w tym przypadku Zakład nie wydaje decyzji, tylko przekazuje wyniki kontroli do decyzji pracodawcy.

( Rzeczpospolita, PiP z 11 marca 2014 r., str. D5)